Khi có việc cần người, hệ thống báo bằng hai cách cùng lúc: chuông trong trang quản trị và một email. Bài này nói rõ việc nào được báo, ai nhận, và báo bao lâu một lần.
Chuông thông báo
Chuông nằm ở góc trên của trang quản trị. Con số đỏ trên chuông là số thông báo bạn chưa đọc.
- Bấm chuông để mở danh sách Thông báo. Mới nhất ở trên; thông báo chưa đọc in đậm, có chấm bên phải.
- Bấm một thông báo để đi thẳng tới việc cần làm: phiếu, cuộc trò chuyện, màn Kênh, Mức sử dụng, Gói dịch vụ hoặc Dữ liệu của khách. Thông báo đó được đánh dấu đã đọc.
- Muốn xóa hết dấu chưa đọc, bấm Đánh dấu đã đọc hết.
"Đã đọc" tính riêng cho từng người: bạn đọc rồi, đồng nghiệp vẫn thấy là chưa đọc.
Khi trang quản trị đang mở, thông báo về phiếu, cuộc trò chuyện, kênh, hạn mức AI và yêu cầu dữ liệu hiện ngay, không cần tải lại.
Việc nào được báo, ai nhận
| Thông báo trên chuông | Khi nào | Ai nhận |
|---|---|---|
| Phiếu yêu cầu mới REQ-0001 | Trợ lý AI vừa tạo phiếu sau khi khách xác nhận | Chủ, quản lý, nhân viên |
| Khách cần nhân viên gọi lại | Khách muốn được gọi hoặc nhắn lại | Chủ, quản lý, nhân viên |
| Cuộc trò chuyện cần nhân viên xem | Trợ lý chuyển khách cho nhân viên; khách nhắn thêm khi nhân viên đang xử lý; hoặc một tin không gửi được tới khách | Chủ, quản lý, nhân viên |
| Kênh Nhà xe ABC ngừng kết nối (tên kênh của bạn) | Kênh mất kết nối hoặc bị gỡ quyền, cần Kết nối lại | Chủ, quản lý |
| Đã dùng 80% hạn mức AI tháng này, Đã hết hạn mức AI tháng này: trợ lý chuyển khách cho nhân viên | Chi phí AI tháng này tới 80% và 100% hạn mức | Chủ, quản lý |
| Đã dùng 80% lượt trò chuyện AI tháng này, Hết lượt trò chuyện AI tháng này: khách mới được chuyển cho nhân viên | Số cuộc trò chuyện AI của gói tới 80% và 100% | Chủ, quản lý |
| Yêu cầu dữ liệu của khách sắp đến hạn, Yêu cầu dữ liệu của khách đã quá hạn | Khách xin xem hoặc xóa dữ liệu, còn dưới 3 ngày tới hạn trả lời, hoặc đã quá hạn hoàn tất | Chủ, quản lý |
| Gói sắp hết hạn: gia hạn trong 7 ngày tới, Ngày mai gói hết hạn, Gói đã hết hạn: còn 7 ngày để gia hạn, Cửa hàng đã chuyển về gói Miễn phí | Gói trả phí tự phục vụ sắp hết, đã hết, hoặc đã về gói Miễn phí | Chủ, quản lý |
Người chỉnh trợ lý cũng thấy trên chuông ba thông báo đầu của bảng, nhưng không nhận email. Gói Managed (COREBIZS triển khai) dùng hết lượt trong hợp đồng thì nhận Đã dùng hết lượt trò chuyện AI trong hợp đồng tháng này: trợ lý vẫn trả lời, phần vượt tính theo hợp đồng.
Báo bao lâu một lần
- Mỗi việc chỉ báo một lần: một phiếu một thông báo, một lần chuyển nhân viên một thông báo.
- Khi một nhân viên đang xử lý cuộc trò chuyện mà khách nhắn tiếp, hệ thống báo tối đa 1 lần mỗi giờ cho cuộc trò chuyện đó, để bạn không bị làm phiền liên tục.
- Kênh mất kết nối: một thông báo cho mỗi lần kênh bị lỗi.
- Hạn mức AI và lượt trò chuyện: một thông báo cho mỗi mức (80%, 100%) mỗi tháng.
- Yêu cầu dữ liệu: kiểm tra hằng ngày lúc 02:30; mỗi yêu cầu báo một lần khi sắp đến hạn và một lần khi quá hạn.
- Gia hạn gói: kiểm tra hằng ngày lúc 08:05; báo trước 7 ngày, trước 1 ngày, khi hết hạn và khi về gói Miễn phí.
Cùng lúc với chuông, những người nhận ở bảng trên nhận một email, theo ngôn ngữ họ đã chọn (tiếng Việt hoặc tiếng Anh). Ví dụ tiêu đề: "Phiếu yêu cầu mới REQ-0001", "Hội thoại cần nhân viên xem", "Khách cần nhân viên liên hệ lại".
Email không chứa thông tin của khách (tên, số điện thoại, nội dung tin nhắn). Email chỉ có tên cửa hàng, thời điểm, mã phiếu và đường dẫn vào trang quản trị. Muốn xem chi tiết, bấm đường dẫn rồi đăng nhập.
Không thấy email? Xem thư mục Spam hoặc Quảng cáo trong hộp thư. Chuông trong trang quản trị vẫn luôn có thông báo, kể cả khi email chưa tới.
Chưa có
- Báo qua Zalo hoặc Telegram: chưa có. Hiện chỉ có chuông trong trang quản trị và email. Cách làm tạm: giữ trang quản trị mở trên điện thoại, hoặc bật thông báo email trên điện thoại.
- Tắt riêng từng loại thông báo: chưa có.
- Thông báo đẩy trên điện thoại khi trang quản trị đang đóng: chưa có.
Xem thêm: Trả lời khách trong Trò chuyện, Xử lý phiếu yêu cầu, Dữ liệu của khách.