Khách của cửa hàng có quyền xin xem hoặc xóa thông tin cá nhân của họ. Theo luật, cửa hàng phải trả lời khách trong 20 ngày và làm xong trong 30 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu. Màn Dữ liệu của khách giúp bạn làm việc này và nhắc hạn.
Chỉ Chủ cửa hàng và Quản lý làm được, và phải bật xác thực hai lớp (xem Bảo mật tài khoản). Nhân viên khác nhận được yêu cầu thì báo chủ hoặc quản lý.
Ghi nhận yêu cầu từ cuộc trò chuyện
Khách có thể yêu cầu qua tin nhắn, email, điện thoại hay tại cửa hàng. Dù qua đâu, bạn ghi nhận từ cuộc trò chuyện của khách đó:
- Vào Trò chuyện, mở cuộc trò chuyện của khách.
- Kéo xuống cuối, bấm Khách muốn xem hoặc xóa dữ liệu.
- Ở Khách muốn, chọn Xem dữ liệu của mình hoặc Xóa dữ liệu của mình.
- Ở Khách yêu cầu qua, chọn Tin nhắn, Email, Điện thoại, Trực tiếp tại cửa hàng hoặc Cách khác.
- Kiểm tra Ngày nhận yêu cầu. Nếu khách đã yêu cầu từ hôm trước, chọn đúng ngày đó (tối đa 60 ngày trước). Hạn được tính từ ngày này.
- Bấm Ghi nhận. Màn hình báo hạn trả lời khách, kèm nút Xem yêu cầu.
Yêu cầu áp dụng cho mọi cuộc trò chuyện của khách đó trên cùng kênh. Nếu khách đã có một yêu cầu cùng loại đang chờ, màn hình báo và cho mở yêu cầu cũ.
Xác minh đúng là khách
Trước khi gửi hay xóa dữ liệu, hãy chắc người yêu cầu đúng là khách đó. Cách đơn giản nhất: hỏi lại khách ngay trong cuộc trò chuyện trên kênh khách đã dùng (Zalo, Messenger…). Nếu khách gọi điện hay gửi email từ một nơi lạ, hãy nhờ khách nhắn xác nhận từ tài khoản đã trò chuyện với cửa hàng.
Không xác minh được thì từ chối với lý do Chưa xác minh được đúng là khách (xem dưới).
Theo dõi hạn
Ở màn Dữ liệu của khách, mục Yêu cầu của khách có hai bộ lọc: Đang chờ xử lý (mặc định) và Tất cả. Mỗi yêu cầu hiện:
- Loại: Xin xem dữ liệu hoặc Xin xóa dữ liệu; khách là ai (chỉ tên kênh và vài ký tự cuối); ngày nhận và cách nhận.
- Trả lời khách trước (20 ngày) và Làm xong trước (30 ngày).
- Nhãn hạn: ví dụ "Còn 5 ngày", Hết hạn hôm nay, "Quá hạn 2 ngày". Yêu cầu quá hạn có viền đỏ.
Hệ thống kiểm tra mỗi đêm lúc 02:30. Khi còn dưới 3 ngày tới hạn trả lời, và khi đã quá hạn làm xong, chủ và quản lý nhận thông báo trên chuông và email (xem Thông báo).
Khách xin xem dữ liệu
- Bấm Tải dữ liệu để gửi khách. Máy tải về một tệp JSON gồm các cuộc trò chuyện, tin nhắn và phiếu của khách. Tên và email của nhân viên không có trong tệp.
- Yêu cầu tự chuyển sang Đã xong.
- Gửi tệp cho khách qua kênh khách đã liên hệ, theo cách an toàn.
- Xóa tệp khỏi máy của bạn sau khi gửi.
Nếu tệp chưa tới tay khách, bấm Tải lại tệp trong 7 ngày sau khi xong.
Khách xin xóa dữ liệu
- Nếu muốn xem trước, bấm Xem trước dữ liệu sẽ xóa. Máy tải về tệp những gì sẽ bị xóa; yêu cầu vẫn chờ. Xem xong thì xóa tệp này khỏi máy.
- Bấm Xóa dữ liệu của khách.
- Đọc hộp xác nhận rồi bấm Xóa vĩnh viễn.
Mọi cuộc trò chuyện, tin nhắn, phiếu và thông tin khách đã khai bị xóa, không lấy lại được. Yêu cầu chuyển sang Đã xong, kèm số cuộc trò chuyện, tin nhắn, phiếu đã xóa. Nếu khách nhắn lại sau này, đó là một cuộc trò chuyện mới.
Nếu trợ lý AI đang trả lời khách đúng lúc đó, màn hình báo thử lại sau 1 phút.
Một số bản ghi được giữ lại theo luật, không chứa nội dung tin nhắn: nhật ký thao tác, bằng chứng khách đã đồng ý, chính yêu cầu này. Bản sao lưu của hệ thống còn dữ liệu tối đa 12 tháng rồi tự hết hạn.
Từ chối yêu cầu
- Bấm Từ chối.
- Chọn Lý do từ chối:
- Chưa xác minh được đúng là khách
- Cửa hàng không có dữ liệu của khách này
- Trùng với một yêu cầu khác
- Khách đã rút lại yêu cầu
- Bấm Từ chối yêu cầu.
- Báo khách lý do qua kênh khách đã liên hệ. Hệ thống không tự nhắn cho khách.
Dữ liệu trên Zalo, Facebook, TikTok, YouTube
Xóa ở đây chỉ xóa dữ liệu trong COREBIZS. Tin nhắn, bình luận vẫn nằm trên Zalo, Facebook, Instagram, TikTok hay YouTube. Hãy hướng dẫn khách tự xóa trên ứng dụng đó, hoặc cửa hàng xóa trên trang quản lý của OA hay Trang.
Thời gian lưu cuộc trò chuyện
Ở cuối màn, mục Thời gian lưu cuộc trò chuyện cho bạn chọn giữ cuộc trò chuyện bao lâu, tính từ tin nhắn cuối: 3, 6, 12, 24 (mặc định), 36 hoặc 60 tháng. Quá thời gian đó, cuộc trò chuyện tự xóa trong lần dọn dữ liệu ban đêm, cùng phiếu và thông tin đã ghi nhận trong đó.
- Ở Giữ cuộc trò chuyện trong, chọn thời gian.
- Bấm Lưu.
- Nếu bạn rút ngắn, hộp Rút ngắn thời gian lưu? hiện ra: các cuộc trò chuyện cũ hơn sẽ bị xóa ngay đêm nay, không lấy lại được. Bấm Rút ngắn để đồng ý.
Giữ càng ngắn, dữ liệu của khách càng an toàn. Hãy chọn đủ dài để còn tra lại đơn cũ khi cần.