Phiếu là yêu cầu của khách mà trợ lý AI đã ghi lại đầy đủ, ví dụ một chuyến thuê xe hay một lời nhờ gọi lại. Bạn xem phiếu ở màn Phiếu, liên hệ khách, rồi đổi trạng thái. Mọi vai trò trong cửa hàng đều làm được.
Trợ lý AI tạo phiếu thế nào
- Khách cần đặt, hỏi giá hoặc muốn được gọi lại.
- Trợ lý AI hỏi lần lượt từng thông tin còn thiếu (ví dụ ngày đi, điểm đón, số khách, số điện thoại), mỗi lần vài câu.
- Đủ thông tin, trợ lý đọc lại tóm tắt để khách xác nhận.
- Khách xác nhận xong, phiếu mới được tạo, có mã như
REQ-0001. Khách nhận tin: "Đã ghi nhận yêu cầu REQ-0001. Nhân viên sẽ kiểm tra và báo lại cho bạn." - Mọi người trong cửa hàng nhận thông báo Phiếu yêu cầu mới REQ-0001 trên chuông và qua email (xem Thông báo).
Khách chưa xác nhận thì không có phiếu. Mã phiếu đánh số riêng cho cửa hàng của bạn. Tiền tố tùy loại phiếu: REQ (thuê xe), YC (yêu cầu của khách).
Trợ lý AI không báo giá, không xác nhận còn xe hay còn hàng, không chốt đơn. Việc đó là của bạn: gọi điện cho khách, hoặc trả lời trong cuộc trò chuyện.
Danh sách phiếu
Phía trên có hai nút lọc:
- Đang chờ: phiếu chưa xong (chưa ở Đã xử lý hay Đã hủy). Đây là mặc định.
- Tất cả: mọi phiếu, mới nhất ở trên.
Mỗi phiếu hiện mã, loại phiếu, trạng thái và vài thông tin đầu khách đã khai. Số cạnh Phiếu trên thanh điều hướng là số phiếu đang chờ. Danh sách tự cập nhật khi có phiếu mới.
Xem một phiếu
Bấm vào phiếu để mở. Bạn thấy:
- Loại phiếu, mã phiếu, giờ ghi nhận.
- Thông tin khách đã cung cấp: đủ mọi câu trả lời của khách, kể cả số điện thoại để bạn gọi lại.
- Đổi trạng thái: các nút trạng thái.
- Mở cuộc trò chuyện: xem toàn bộ tin nhắn với khách và trả lời ngay ở đó (xem Trả lời khách trong Trò chuyện).
Bạn chỉ đổi được trạng thái. Thông tin khách đã khai không sửa được: nếu khách đổi ý (ví dụ đổi ngày), hãy ghi chú trong cuộc trò chuyện hoặc để trợ lý ghi phiếu mới.
Đổi trạng thái
- Mở phiếu.
- Ở mục Đổi trạng thái, bấm trạng thái mới.
- Thông báo nhỏ hiện lên, ví dụ "Đã chuyển REQ-0001 sang "Đã xử lý"". Bấm nhầm thì bấm Hoàn tác ngay trên thông báo đó.
Nếu đồng nghiệp vừa đổi phiếu trước bạn, màn hình báo phiếu đã được người khác đổi và tải lại phiếu. Mỗi lần đổi đều được ghi lại.
Trạng thái theo loại phiếu
| Loại phiếu | Phiếu mới bắt đầu ở | Các trạng thái khác |
|---|---|---|
| Yêu cầu thuê xe | Chờ báo giá | Mới, Cần bổ sung, Đã xử lý, Đã hủy |
| Yêu cầu của khách | Mới | Cần bổ sung, Đã xử lý, Đã hủy |
Gợi ý dùng:
- Cần bổ sung: còn thiếu thông tin, bạn đang hỏi thêm khách.
- Chờ báo giá: bạn cần kiểm tra lịch xe và gửi giá cho khách.
- Đã xử lý: đã báo giá, đã chốt hoặc đã giải quyết xong.
- Đã hủy: khách không đi nữa, hoặc phiếu trùng.
Phiếu ở Đã xử lý hoặc Đã hủy rời khỏi bộ lọc Đang chờ nhưng vẫn còn trong Tất cả.
Báo giá và xác nhận còn chỗ
Hệ thống chưa có công cụ báo giá tự động. Cách làm:
- Mở phiếu, xem thông tin khách đã khai.
- Kiểm tra lịch xe hoặc hàng của cửa hàng.
- Gọi số điện thoại trong phiếu, hoặc bấm Mở cuộc trò chuyện để nhắn khách.
- Đổi trạng thái phiếu cho đúng.
Nhắn khách trong cuộc trò chuyện sẽ làm trợ lý AI tạm dừng ở đó. Xong việc, bấm Trả lại cho AI nếu muốn trợ lý tiếp tục.